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Le basi di Excel

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Excel 2003Excel 2007

Microsoft Excel è un programma prodotto da Microsoft, dedicato alla produzione ed alla gestione dei fogli elettronici. È parte della suite di software di produttività personale Microsoft Office, ed è disponibile per i sistemi operativi Windows e Macintosh. Il primo foglio di calcolo è stato realizzato nel 1978. È attualmente il foglio elettronico più utilizzato.

L'estensione .xls, per le versioni dalla 97 alla 2003, e .xlsx, dalla versione 2007, identifica la maggior parte dei fogli di calcolo o cartella di lavoro creati con Excel.

Excel 2007La schermata iniziale di Excel mostra un foglio di calcolo composto da colonne (contrassegnate dalle lettere A, B, C...) e da righe (contrassegnate dai numeri 1, 2, 3...). L'intersezione di una riga con una colonna forma una cella (contrassegnate sempre prima dalla colonna, poi dalla riga: A1, B3, C4,...), all'interno della quale si può inserire un valore od una funzione. I valori che si possono inserire sono di tipo alfanumerico, mentre le funzioni si esprimono tramite le formule. Excel presenta dimensioni molto vaste, infatti esso è costituito da 65.536 righe per 256 colonne nella versione 97/2003, mentre da 1.048.576 righe e ben 16.384 colonne nella versione 2007 o superiore.

Le formule più importanti:

+              Addizione
-              Sottrazione
*              Moltiplicazione
/              Divisione
^              Elevamento a potenza
&              Concatenamento di 36 numeri da 01 a 36
=              Confronto logico (uguale a)
>              Confronto logico (maggiore di)
<              Confronto logico (minore di)
>=             Confronto logico (maggiore o uguale a)
<=             Confronto logico (minore o uguale a)
<>             Confronto logico (diverso da
SOMMA          Somma aritmetica di una serie numerica
PRODOTTO       Prodotto aritmetico di una serie numerica
MEDIA          Media aritmetica di una serie numerica
MODA           Il valore maggiormente ripetuto in una serie numerica
MAX            Il valore massimo in una serie numerica
MIN            Il valore minimo in una serie numerica
RADQ           Radice quadrata

Le funzioni più importanti per lavorare con excel:

  • Cerca verticale e cerca orizzontale

La funzione CERCA.VERT (e il suo trasposto CERCA.ORIZZ) è sicuramente la funzione di Excel più utilizzata in quasi tutti gli uffici. Il suo funzionamento è piuttosto semplice ed anche per questo è essenziale saperla usare efficacemente.

  • Filtro automatico

Qualsiasi lavoro andrai a svolgere in ufficio sarai sempre chiamato a trovare le informazioni che stai cercando in mezzo a grandissime quantità di dati. Per questo motivo è stato sviluppato il filtro automatico di Excel che ti permette di selezionare alcuni criteri di ricerca e filtrare solo quei dati che soddisfano i criteri indicati. La funzione filtro automatico era già presente nella versione 2003 di Excel ed è stata migliorata nel tempo permettendo di selezionare più voci dal menu a tendina che appare nella testa delle colonne.

  • Giorno, mese e anno

Chi è costretto a lavorare con versioni di Excel precedenti alla 2007 non dispone della funzione di filtro per anno o per mese. Una rapida ed efficace soluzione a questo problema sta nell’aggiunta di due colonne al foglio che si sta utilizzano. Attraverso le funzioni MESE ed ANNO è possibile avere un campo contenente questi due dati e quindi filtrare i dati per mese ed anno.

  • Tasti di scelta rapida da tastiera

Per velocizzare le operazioni con Excel è importante conoscere qualche scorciatoia da tastiera: CTRL + Z: annulla CTRL + X: taglia CTRL + C: copia CTRL + V: incolla Tasto Windows + D: mostra desktop, premendo la stessa combinazione nuovamente si torna alla videata precedente CTRL + click dx mouse: permette di selezionare diverse celle (una ad una) SHIFT + click dx mouse: permette di selezionare diverse celle (cliccando solo sugli estremi) CTRL + SHIFT + tasti freccia: permette di selezionare tutte le celle di un dato intervallo (in un foglio vuoto si salta all’ultima cella del foglio) INVIO: il cursore si sposta nella cella sotto SHIFT + INVIO: il cursore si sposta nella cella sopra TAB: il cursore si sposta nella cella a destra SHIFT + TAB: il cursore si sposta nella cella a sinistra ALT + TAB: ci si sposta tra le diverse applicazioni aperte ALT + SHIFT + TAB: come il precedente ma il cursore si sposta in senso opposto CTRL + TAB ci si sposta tra le diverse finestre della stessa applicazione

  • Incolla speciale

Quando copi una cella Excel ha la tendenza ad incollare non solo il valore contenuto nella cella, ma anche le formule che lo hanno originato (compresi i collegamenti ad altre celle) e la formattazione. Per copiare ed incollare solo quello che vuoi devi premere il tasto destro (dopo aver copiato la cella d’origine) e selezionare “incolla speciale”. La soluzione di gran lunga più frequentemente utilizzata è “incolla valori” che, come spiega il nome, ricopia nella cella di destinazione solamente il valore di quella di origine.

  • Tabella pivot

I dati da maneggiare sono solitamente molto estesi ed i file contengono informazioni disaggregate. Per questo è essenziale poterli sintetizzare tramite alcuni valori chiave come la media, la somma, il valore massimo o il valore minimo.

  • Somma condizionale

Buona parte dei risultati ottenibili con una tabella pivot sono raggiungibili anche tramite la funzione SOMMA.SE che, come si intuisce facilmente dal nome, somma le celle di un intervallo che soddisfano uno o più criteri indicati.

  • Formattazione condizionale

La qualità della formattazione e della presentazione dei dati in un foglio di calcolo spesso riveste più importanza della qualità dei dati stessi. Attraverso semplici maschere di personalizzazione possiamo dare un taglio più semplice ed immediato al nostro foglio.

  • Personalizzazione dei menu e delle barre

Questo funzione è utilizzata pochissimo nelle aziende ma trovo che sia utile personalizzare le varie barre degli strumenti (o crearne di nuove) inserendo tutti quei comandi che vengono utilizzati più spesso, non è forse questo lo scopo delle barre di accesso rapido? Lo stesso si può fare per i menu a tendina in Office 2003 o per quelli a riquadri in Office 2007.

  • Testo in colonne

La funzione Testo in colonne ci permette di risparmiare molto tempo impaginando automaticamente i dati provenienti da altre fonti (principalmente testi). E’ molto frequente che i software gestionali permettano di esportare dati in formato testo (.CSV), è utile poter immettere velocemente questi dati in un foglio di calcolo per poterli maneggiare agevolmente.

  • Macro

Saper scrivere delle macro in VBA è sicuramente apprezzato in azienda e, se il tuo capo non valorizza questo tuo know how almeno puoi automatizzare alcune delle operazioni che svolgi tutti i giorni e quindi risparmiare tempo prezioso. Programmare in VBA non è immediato ma sapere registrare delle macro con il registratore di Excel ed eseguirle quando servono già è una buona base di partenza.

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Francesco Iannello

Tecnologia, innovazione e net sharing rappresentano il mio pane quotidiano. Da un background che spazia dalle discipline economiche all'informatica e alla programmazione, ho fatto delle mie passioni un lavoro. Controller in un grande gruppo internazionale e docente di informatica ed esperto di Social Media Marketing Management, amo stare al passo con gli ultimi sviluppi del mondo high-tech.

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